電子取引データの電子保存義務化

電子取引データの保存

制度の全体像

メール・クラウド・ECサイトなどで電子的にやり取りした取引情報（電子取引データ）は、電子データのまま保存することが義務化されています（2024年1月に完全義務化）。紙に印刷して保存するだけでは要件を満たしません。電子取引を行うすべての事業者が対象です。

満たすべき要件

①改ざん防止の措置（タイムスタンプ、訂正・削除の履歴が残るシステム、事務処理規程の整備などのいずれか）。②「日付・金額・取引先」で検索できること。③ディスプレイ・プリンタ等の備付け。

猶予措置（相当の理由）

保存時の要件に従って保存できなかったことについて「相当の理由」がある場合（システムや社内ワークフローの整備が間に合わない等を含む）は、改ざん防止・検索などの要件への対応は不要となり、電子取引データを単に保存しておくことができます。ただしデータ自体の保存は必要です。

検索要件の緩和

基準期間（2年前）の売上高が5,000万円以下などの事業者は、検索機能の確保の要件が緩和されます。

違反時のリスクと実務ポイント

要件どおりに保存していない場合、青色申告の承認取消や追徴課税のリスクがあります。電子取引データの洗い出し、保存環境（フォルダ運用・専用システム等）の整備、関係部署への保存ルールの周知を進めましょう。

そもそも「電子取引」とは（電子帳簿保存法2条5号）

電子帳簿保存法2条5号は、電子取引を「取引情報の授受を電磁的方式により行う取引」と定義しています。ここでいう取引情報とは、同号かっこ書きで「取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項」とされています。紙でやり取りしていれば保存が必要だった書類の中身を、メールやWeb経由でやり取りした場合が電子取引だと考えると分かりやすいでしょう。国税庁の一問一答【電子取引関係】問2は、具体例としてEDI取引、インターネットによる取引、電子メールによる取引情報の授受（添付ファイルによる場合を含む）、ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用した取引、サイトを通じて取引情報を授受する取引を挙げています。保存義務そのものの根拠は法7条で、所得税（源泉徴収に係る所得税を除く）および法人税の保存義務者が電子取引を行った場合に、その取引情報に係る電磁的記録の保存を義務づけています。

電子取引に「該当するもの」と「該当しないもの」

国税庁の一問一答 問5は、(1)電子メールで請求書・領収書等のデータ（PDF等）を受領、(2)ホームページからダウンロードした請求書等のデータ、またはホームページ上に表示される請求書等のスクリーンショットの利用、(3)電子請求書・電子領収書の授受に係るクラウドサービスの利用、(4)クレジットカードの利用明細データ・交通系ICカードの支払データ・スマートフォンアプリの決済データ等を活用したクラウドサービスの利用、(5)特定の取引に係るEDIシステムの利用、(6)ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機の利用、(7)DVD等の記録媒体を介した請求書等データの受領——の7つを、いずれも電子取引に該当するとしています。このほか、インターネットバンキングを利用した振込等（問10）、スマホアプリ決済でアプリ提供事業者から受け取る利用明細（問8）、雇用契約書・労働条件通知書をメールやクラウドで授受した場合（問3）も該当します。逆に、取引情報が含まれていない電子メールは保存の必要がなく（問6。添付ファイルで取引情報を授受した場合は、その添付ファイルのみ保存すれば足ります）、e-Taxのダイレクト納付等で格納される受信通知は「領収書」に相当する情報ではないため保存義務がありません（問9）。書き損じや連絡ミスによる誤りがあるもの、検討段階で作成した正式な見積書前の粗々のものも、保存の必要はないものと考えられるとされています（問2）。

改ざん防止措置は事務処理規程でも対応できる

電子取引データの保存にあたっては「改ざん防止のための措置」が必要ですが、専用システムの導入は必須ではありません。国税庁は、タイムスタンプの付与や、訂正・削除の履歴が残るシステム等でのデータの授受・保存のほか、「改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る」というシステム費用等をかけずに導入できる方法も認めています。事務処理規程のサンプルは国税庁ホームページに掲載されています。

検索要件は索引簿やファイル名の工夫で満たせる

検索要件についても専用システムは不要で、国税庁は簡易な方法を二つ示しています。一つは表計算ソフト等で索引簿を作成し検索する方法、もう一つはデータのファイル名に規則性をもって「日付・金額・取引先」を入力し、特定のフォルダに集約してフォルダの検索機能を使う方法です(例: 20240331_110000_(株)霞商店.pdf)。索引簿のサンプルも国税庁ホームページに掲載されています。なお税務調査の際にデータのダウンロードの求めがあった場合は、その電子取引データを提出する必要があります。

猶予措置は宥恕措置より対応の幅が狭い点に注意

令和4年度税制改正の「宥恕措置」は適用期限(令和5年12月31日)をもって廃止され、代わりに新たな猶予措置が整備されました。猶予措置は、保存要件に従えなかったことに「相当の理由」があると所轄税務署長が認める場合(事前申請は不要)に適用されます。ただし旧宥恕措置では不要だった電子取引データの「ダウンロードの求め」への対応が、新猶予措置ではプリントアウト書面の提示・提出に加えて必要になる点に注意が必要です。なお、システム整備が整っているのに資金繰りや人手不足等の特段の事情なく保存していない場合は「相当の理由」とは認められません。