電子取引データの電子保存義務化

電子取引データの保存

制度の全体像

メール・クラウド・ECサイトなどで電子的にやり取りした取引情報（電子取引データ）は、電子データのまま保存することが義務化されています（2024年1月に完全義務化）。紙に印刷して保存するだけでは要件を満たしません。電子取引を行うすべての事業者が対象です。

満たすべき要件

①改ざん防止の措置（タイムスタンプ、訂正・削除の履歴が残るシステム、事務処理規程の整備などのいずれか）。②「日付・金額・取引先」で検索できること。③ディスプレイ・プリンタ等の備付け。

猶予措置（相当の理由）

保存時の要件に従って保存できなかったことについて「相当の理由」がある場合（システムや社内ワークフローの整備が間に合わない等を含む）は、改ざん防止・検索などの要件への対応は不要となり、電子取引データを単に保存しておくことができます。ただしデータ自体の保存は必要です。

検索要件の緩和

基準期間（2年前）の売上高が5,000万円以下などの事業者は、検索機能の確保の要件が緩和されます。

違反時のリスクと実務ポイント

要件どおりに保存していない場合、青色申告の承認取消や追徴課税のリスクがあります。電子取引データの洗い出し、保存環境（フォルダ運用・専用システム等）の整備、関係部署への保存ルールの周知を進めましょう。

改ざん防止措置は事務処理規程でも対応できる

電子取引データの保存にあたっては「改ざん防止のための措置」が必要ですが、専用システムの導入は必須ではありません。国税庁は、タイムスタンプの付与や、訂正・削除の履歴が残るシステム等でのデータの授受・保存のほか、「改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る」というシステム費用等をかけずに導入できる方法も認めています。事務処理規程のサンプルは国税庁ホームページに掲載されています。

検索要件は索引簿やファイル名の工夫で満たせる

検索要件についても専用システムは不要で、国税庁は簡易な方法を二つ示しています。一つは表計算ソフト等で索引簿を作成し検索する方法、もう一つはデータのファイル名に規則性をもって「日付・金額・取引先」を入力し、特定のフォルダに集約してフォルダの検索機能を使う方法です(例: 20240331_110000_(株)霞商店.pdf)。索引簿のサンプルも国税庁ホームページに掲載されています。なお税務調査の際にデータのダウンロードの求めがあった場合は、その電子取引データを提出する必要があります。

猶予措置は宥恕措置より対応の幅が狭い点に注意

令和4年度税制改正の「宥恕措置」は適用期限(令和5年12月31日)をもって廃止され、代わりに新たな猶予措置が整備されました。猶予措置は、保存要件に従えなかったことに「相当の理由」があると所轄税務署長が認める場合(事前申請は不要)に適用されます。ただし旧宥恕措置では不要だった電子取引データの「ダウンロードの求め」への対応が、新猶予措置ではプリントアウト書面の提示・提出に加えて必要になる点に注意が必要です。なお、システム整備が整っているのに資金繰りや人手不足等の特段の事情なく保存していない場合は「相当の理由」とは認められません。