電子取引データ保存の義務化とは？電子帳簿保存法の実務対応ガイド

電子取引データ保存 対応の3ステップ

そもそも「電子取引データ保存」とは

電子帳簿保存法には「①電子帳簿等保存（会計ソフトの帳簿等）」「②スキャナ保存（紙書類をスキャン）」「③電子取引データ保存」の3区分があり、義務なのは③だけです。メール添付のPDF請求書、クラウド請求書サービス、ECサイトの領収書、EDI取引など、電子的に授受した取引情報は、電子データのまま保存しなければなりません（2024年1月に宥恕措置が終了し完全義務化）。紙に印刷して保存し、元データを捨てるのは不可です。

満たすべき2つの要件

対応の柱は「改ざん防止」と「検索」の2つです。改ざん防止は、(a) タイムスタンプを付与、(b) 訂正・削除の履歴が残る（または訂正削除ができない）システムで授受・保存、(c) 訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用、のいずれかを満たせばOKです。検索要件は「日付・金額・取引先」の3項目で検索できるようにします。

最も低コストな対応：事務処理規程＋ファイル名ルール

追加コストをかけたくない場合は、(c) の「事務処理規程」方式が現実的です。国税庁が個人事業者用・法人用のサンプル様式を公開しており、これを自社に合わせて定めて運用するだけで改ざん防止要件を満たせます。検索は、保存ファイル名を「20240131_330000_株式会社サンプル」のように「日付_金額_取引先」で統一すれば、フォルダ内検索で対応できます。件数が多い場合はExcelの索引簿で管理する方法もあります。

小規模事業者の特例（検索要件の緩和）

基準期間（2年前）の売上高が5,000万円以下の事業者や、税務調査時にデータのダウンロードの求めに応じ、かつ出力書面を取引先ごと・月ごとに整理して提示・提出できる事業者は、検索要件（日付・金額・取引先での検索）への対応が不要になります。多くの小規模事業者は、事務処理規程＋データの整理保存だけで実務対応が完結します。

猶予措置（相当の理由）と注意点

2024年1月以降も、保存時の要件に従えないことに「相当の理由」がある事業者は、税務調査でデータのダウンロードの求め・出力書面の提示に応じられれば、改ざん防止・検索の要件対応は不要です。ただしデータそのものの保存は必須で、まったく保存していなければ違反になります。要件どおりに保存していない場合は青色申告の承認取消や、隠蔽・仮装があれば重加算税の加重（10%上乗せ）のリスクがあるため、できる範囲で規程整備とファイル名ルールを進めておくのが安全です。